AIで会議メモ・業務メモを整理する方法｜三河の事業者が議事録作成を時短する5ステップ

議事録作成にAIを使うメリットと前提知識

AIを議事録作成に使う最大のメリットは「フォーマット整形」の自動化です。話し合いの内容を箇条書きでメモしたテキストをAIに渡すだけで、決定事項・担当者・期日が整理された議事録の草案が出てきます。完成ではなく「草案」である点がポイントで、事実の確認・修正は必ず人間が行います。NotebookLMのような専用ツールとの違いは、ChatGPTやClaudeはその場で貼り付けるだけで使えるシンプルさです。

ステップ1：会議中のメモを取る（AIに渡しやすい形で）

AIに整理させることを前提にしたメモの取り方があります。完璧な文章でなくてよく、以下のような形で記録します。

• 話した内容をキーワードと断片的な文で書き留める（「山田さん→来週の金曜に発注する」のような形でOK）
• 発言者の名前や担当部署を簡単に記録しておく
• 決定した事項・保留になった事項・次回確認事項を区別するメモ記号を決めておく（例：決定=◎・保留=△）
• 時系列よりも話題ごとにメモをまとめると後でAIに渡しやすい

ステップ2：音声文字起こしを活用する

スマートフォンのボイスメモ・iPhoneの文字起こし機能・Googleドキュメントの音声入力を使うと、会議中の発話が自動でテキストになります。完全に正確ではありませんが、AIに渡す素材としては十分です。会議室での録音・文字起こしは参加者全員の同意を得てから行うことが前提です。

ステップ3：AIに整形を依頼する

メモまたは文字起こしテキストをChatGPT・Claude AIに貼り付け、以下のようなプロンプトを添えます。

• 「以下は会議のメモです。①会議の概要②決定事項（担当者・期日付き）③保留事項④次回までのアクションの4項目に整理してください」
• 「以下の文字起こしを読んで、決定したことと担当者を箇条書きでまとめてください」
• 「以下のメモを社内共有用の議事録フォーマットに書き直してください。箇条書き・です・ます調で」
• A4一枚に収まる分量を意識して「500字以内で」の指定を加えると簡潔になる

ステップ4：出力内容を確認・修正する

AIの出力は必ず担当者が確認します。特に以下の点は入念に確認してください。

• 担当者名・期日が正確かどうか：AIが類推で誤った名前・日付を入れることがある
• 決定事項の内容が事実と合っているか：「〇〇と決まった」という記述が実際と異なる可能性
• 保留になっているのに「決定」と整理されていないか：重要な区別
• 金額・数量などの数値が正確かどうか：特に慎重に確認する

ステップ5：テンプレートを自分の会社用に作る

一度うまくいったプロンプトは保存しておき、毎回使い回します。自社の議事録フォーマット（ヘッダー・項目構成）をAIに覚えさせたプロンプトを作ると、毎回同じ形式の議事録が出てきます。「以下のフォーマットで議事録を作成してください：（フォーマットを貼り付け）メモの内容は以下です：（メモを貼り付け）」という形が実用的です。

業務メモの整理にも応用できる場面

• 電話応対のメモ→折り返し連絡文の草案作成
• 現場でとったスケッチ・走り書きの文字起こし→報告書への整形
• 複数メモのまとめ→週次報告書・日報の自動生成
• 過去のメモ一覧→よくある質問（FAQ）への整理